Telefoonservice – Waarom word er niet meer over gepraat?

Een goede telefoonservice is belangrijk voor het binnenhalen en behouden van klanten. Maar toch, het praten over telefoonservice lijkt tegenwoordig wel taboe. Er wordt niet meer over gesproken, omdat het idee is ontstaan dat het niet persoonlijk is of men wil laten lijken dat er een telefonist in dienst is. De telefoon doorschakelen naar een telefoniste op afstand heeft zoveel voordelen dat het de hoogste tijd is dit taboe te doorbreken. Lees verder voor de grootste pluspunten van Bofa Telefoondienst.

Telefoondienst: kwaliteit voor de klant

Een goede antwoordservice die namens uw organisatie de telefoon opneemt, is tot in de puntjes voorbereid. De telefoon is nog altijd een belangrijk communicatiemiddel voor de klant om met u in contact te komen. Een eerste goede indruk is belangrijk om een klant te overtuigen van een dienst of product. Sterker nog: door hartelijke en sterke communicatie aan de telefoon wordt een klant een ambassadeur voor uw organisatie.

Focus volledig op eigen werk

Een belangrijke vergadering; de presentatie voor die te overtuigen klant begint net; het consult met de patiënt is halverwege. En dan net gaat de telefoon. Een stoorzender wanneer u als ondernemer net bezig bent met belangrijke zaken. Drukt u de oproep weg? Grote kans dat er naar de concurrent gebeld wordt. Neemt u wel op? Dan is de aandacht bij de klant of eigen werk verstoord. Herkenbaar? Kies dan voor telefoon aanname uitbesteden. Een winwin-situatie, want: altijd telefonisch bereikbaar en volle focus op eigen werk.

Efficiënt in tijd door telefooncentrale

Het schakelen tussen werkzaamheden en onderbrekende zaken, zoals de telefoon aannemen, is ontzettend inefficiënt. Het is wetenschappelijk bewezen dat het brein gaat schakelen tussen de verschillende taken. Het kost tijd om, na het afwikkelen van een telefoongesprek, weer in uw werk te komen. Schakelen vermindert ook de concentratie. Multitasken kost dus tijd en energie. Onnodig: laat telefoon beantwoorden door een ander en haal het optimale uit ‘breinvriendelijk’ werken.

Kostenbesparing door telefonist

Door Bofa Telefoondienst in te schakelen is een telefonist in eigen dienst niet nodig. U hebt dus niets te maken met uurloon, vakanties die opgevangen moeten worden of dagen van ziekte. Geen telefonist, maar uitvoerende werknemers die de telefoon aannemen? Ook dan scheelt het in de kosten wanneer een telefoonservice wordt ingeschakeld. Schakelen kost immers tijd, energie en concentratie en daarbij dus: geld.

Maatwerk voor uw bedrijf

Ieder bedrijf heeft een andere behoefte wanneer het gaat om telefoondienst. Bij ons start u altijd met een gratis proefperiode van 2 weken. Daarna bekijken we hoeveel inkomende gesprekken u gemiddeld ontvangt en maken we samen met u de keuze uit verschillende pakketten. Wanneer de telefoon zo nu en dan wordt doorgeschakeld, kunt u kiezen voor een kleine bundel. Liever de volledige klantenservice uitbesteden? Dan bieden we een groter abonnement. Voor ieder bedrijf is er een pakket op maat, afhankelijk van de wensen en behoeften. Het voordeel van een pakketprijs is dat u exact weet wat u per maand kwijt bent aan uw telefonische achtervang.

Telefoon doorschakelen op ieder tijdstip

Op het moment dat u daar behoefte aan heeft en zonder het te hoeven melden kunt u de telefoon doorschakelen naar de telefoondienst. Onze telefonist neemt altijd op met uw bedrijfsnaam en de beller wordt steevast een vriendelijk beantwoord. Behoefte aan een e-mail of SMS na een dringend gesprek? Geen probleem! De doorschakeling kan uitgezet worden wanneer u weer tijd heeft. Of kies voor doorschakelen telefoon met vertraging: na drie keer overgaan, komt het gesprek alsnog bij ons binnen.

Agendabeheer door telefoniste op afstand

Belt de klant of patiënt voor het maken, verzetten of afzeggen van een afspraak? Een secretaresse op afstand helpt direct in het plannen. Agendabeheer is een onderdeel van een goede telefoondienst: de klant is direct geholpen en u hoeft geen moeite te doen om de klant terug te bellen en een afspraak te maken.

Grotere klanttevredenheid

Een professionele telefonist is getraind in de telefoon aannemen. Een algemene vraag, een afspraak maken, een klacht aannemen of een weerstand gesprek voeren? Het vergt een bepaalde techniek om kalm te blijven, goed naar de klant te luisteren en de vraag achter de vraag te achterhalen. Een klant voelt zich daardoor snel serieus genomen. Door de inzet van een goede telefooncentrale, kunt u erop vertrouwen dat uw klanten naar tevredenheid worden geholpen.

Persoonlijke service in de lijn

Zoals al eerder aangegeven: een goede antwoordservice is tot in de puntjes voorbereid. Voordat we samen in zee gaan, is het belangrijk samen het protocol telefoon aannemen af te stemmen. Wat is de juiste ‘tone of voice’? Wordt de klant aangesproken met u of je? Wat vindt u nog meer belangrijk bij uw telefoondienst? De wensen van uw organisatie tellen mee. Ons team bestaat uit mensen die met plezier hun werk doen en persoonlijke service geven aan te telefoon.

Zo zorgt u voor tevreden klanten

Een goede telefoonservice ontzorgt ondernemers. Het taboe op het inzetten van een dergelijke service voor uw bedrijf is nu hopelijk voorgoed van de baan. Tevredenheid van klanten en persoonlijke service staan bij Bofa Telefoondienst hoog in het vaandel. De voordelen van een antwoordservice spreken voor zich, hierbij nog eens kort opgesomd:

• Telefonische bereikbaarheid op ieder moment van de dag
• Kwaliteit, persoonlijkheid en klanttevredenheid wegen zwaar
• Volle focus op het werk en aandacht voor de klant
• Het bespaart tijd, kosten en energie
• Flexibele diensten en maatwerk voor uw bedrijf
• Agendabeheer en notities na ieder telefoontje

Wees kritisch bij het kiezen van telefoonservice

Bij het kiezen van een bereikbaarheidsdienst voor uw organisatie moet u vertrouwen hebben in de telefooncentrale die uw klanten aan de telefoon verder helpen. Een telefoonservice vergelijken is altijd goed om te doen. Wees kritisch, ga het gesprek aan en stel uw vragen aan het bedrijf. Bij Bofa bieden wij daarom altijd een gratis periode proefdraaien aan. Alleen de beste telefoondienst voor uw bedrijf is goed genoeg!

Tips bij het kiezen van een centrale

Om de zoektocht naar de juiste telefoonservice wat gemakkelijker te maken, zetten we een paar tips om van tevoren af te vinken op een rij:

• Bedenk wat u belangrijk vindt bij een telefooncentrale
• Zet op papier waarvoor u de dienst wilt gebruiken
• Zoek uit of de telefoondienst een opzegtermijn heeft
• Vraag offertes aan, maar ga niet alleen af op prijs
• Lees reviews van het bedrijf en stel alle mogelijke vragen
• Draai eventueel een proefperiode om de kwaliteit te ervaren
• Houd bij het kiezen van een pakket rekening met de toekomst of vraag om advies bij de telefoondienst.

Hoort en zegt het voort

Het onderwerp telefoondienst mag weer tot leven komen onder ondernemers. Het imago is afgestoft door de voordelen die deze diensten met zich meebrengen. Bofa Telefoondienst zet zich volop in om de dialoog aan te gaan en ondernemers te helpen met het verbeteren van de focus en dus omzet.